Kỹ thuật áp dụng trong quá trình đàm phán:

82

Kỹ thuật áp dụng trong quá trình đàm phán:

Tạo sự hiểu biết.

1. Đặt câu hỏi

1.1. Năm chức năng của câu hỏi trong đàm phán

– Thu thập thơng tin nhất định.

– Đưa ra thơng tin.

– Làm cho phí bên kia chuyển hướng.

– Hướng suy nghĩ của phía bên kia đi đến một kết luận.

– Thu hút sự chú ý.

Loại câu hỏi:

– Câu hỏi mở để đạt được thơng tin khái quát liên quan đến vấn đề có liên quan.

– Câu hỏi thăm dò để gợi thêm ra những thơng tin.

– Câu hỏi đĩng để xác minh những điểm nhất định về sự kiện và để nhận được những câu trả lời đơn giản là cĩ và khơng.

– Câu hỏi giả thiết để khai thác những ý kiến của bên kia về một vấn đề nhất định.

1.2 Kỹ thuật đặt câu hỏi.

– Không đặt nhiều những câu hỏi đĩng trừ khi khơng cần thiết.

– Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng số liệu, chứ không nên yêu cầu trả lời bằng giải pháp.

– Ngữ điệu của câu hỏi là trung tính và thái độ bình tĩnh. Nhưng công kích lớn tiếng hoặc áp đặt không mang lại những đáp ứng tích cực.

– Nếu định lấy thông tin khi mới hỏi, hãy đặt một loạt các câu hỏi mềm mỏng trước để tự động hỏi câu trả lời của bên kia, sau đó mới đặt câu hỏi chính.

2. Im Lặng.

Sự im lặng trong đàm phán có ý nghĩa:

– Buộc bên kia tiếp tục phát biểu.

– Báo hiệu rằng mình đã nói đủ.

– Thể hiện những bất bình hoặc khơng chấp nhận những quan điểm của bên kia.

– Thể hiện một sự thất vọng.

– Im lặng trong một khoảng thời gian ngắn sau một số câu nói cũng có tác dụng thu hút sự chú ý của bên kia.

– Im lặng cũng thể hiện sự miễn cưỡng.

3. Lắng nghe:

Lắng nghe trong đàm phán để:

– Thể hiện sự tôn trọng của ta và cũng thỏa mãn nhu cầu tự trọng của bên kia làm cho quan hệ hai bên gắn bĩ hơn, đàm phán thuận lợi hơn.

– Phát hiện sự mâu thuẫn, thiếu nhất quán trong quan điểm, lập luận của bên kia.

– Phát hiện những điểm then chốt có giá trị (bối cảnh, thời gian, quyền lợi và nhu cầu của bên kia…) để đoán được sự trung thực trong lời nói của phái bên kia.

– Biết được bên kia thực sự đã hiểu vấn đề chưa.

Muốn lắng nghe có hiệu quả cần:

– Loại bỏ tất cả những gì có thể phân tán tư tưởng.

– Phát một tín hiệu thể hiện đang lắng nghe.

– Bộc lộ thái độ chia sẻ.

– Sử dụng những câu từ, bơi trơn.

– Hãy lắng nghe cả cách nói.

– Khơng cắt ngang.

– Khơng phát biểu giúp (nói leo) khi bên kia gặp khĩ khăn trong diễn đạt.

– Nhắc lại hoặc chú giải về điều mà phía bên kia vừa mới nĩi để kiểm tra lại tính chính xác hoặc để cơ đọng lại.

– Khơng vội phán quyết.

– Yêu cầu giải thích những điểm chưa rõ.

– Sử dụng những cầu nối để chuyển sang chủ đề tiếp theo.

– Ghi chép để vạch ra những điểm cơ bản.

4. Quan sát

4.1. Diện mạo:

Quan sát diện mạo phải hết sức cẩn thận vì có thể bị nhầm lẫn. Do đó phải dùng cả kinh nghiệm, linh cảm và những thơng tin thu thập được về bên kia để có cách hành động. Nói chung việc cảm nhận qua diện mạo chỉ dùng để tham khảo.

4.2. Thái độ:

Nếu bên kia có thái độ kiêu ngạo thì cuộc đàm phán sẽ diễn ra trong không khí đối địch, nếu có thái độ thân thiện, thẳng thắn thì đàm phán sẽ diễn ra trong tinh thần hợp tác cùng giải quyết vấn đề.

Tuy nhiên cũng không nên tin ngay vào các giả thiết về thái độ ngay từ ban đầu vì thái độ của họ sẽ biến đổi theo tình hình của cuộc đàm phán.

4.3. Cử chỉ:

• Nghe chăm chú, thể hiện:

– Mở mắt to và lanh lợi.

– Khuynh hướng hơi đổ về phía trước.

– Bàn tay mở và cánh tay duỗi.

• Thủ thế, thể hiện.

– Mở mắt và lanh lợi.

– Tư thế thẳng đứng.

– Cánh tay và chân hơi chéo nhau.

– Nắm chặt tay.

• Thất vọng, thể hiện.

– Bàn tay nắm hơi chặt.

– Xoa gáy.

– Nhìn ra lối ra hoặc bên ngồi.

• Chán ngán, thể hiện.

– Khuynh hướng ngả về sau.

– Nhìn đồng hồ.

– Vẽ nguệch ngoạc hoặc gõ ngón tay.

• Tin tưởng, thể hiện.

– Cử chỉ thư giãn và cởi mở.

– Ngồi thẳng.

• Dối trá, thể hiện.

– Ít tiếp xúc bằng mắt.

– Đột ngột thay đổi độ cao của giọng nĩi.

– Che miệng trong khi nói.

5. Phân tích những lý lẽ và quan điểm

Khi phân tích nên nhìn vào:

– Những nhầm lẫn hoặc bỏ sĩt thực tế.

– Thiếu logic.

– Sử dụng thống kê có chọn lọc.

– Những công việc ẩn dấu.

– Xuyên tạc những điều ưu tiên.

6 – Trả lời câu hỏi

• Khơng trả lời nếu:

– Chưa hiểu câu hỏi.

– Phát hiện những câu hỏi khơng đáng trả lời.

• Kéo dài thời gian suy nghĩ: khơng nên trả lời ngay khi bên kia đặt câu hỏi.

Nêu lý do chưa trả lời.

• Cĩ thể trả lời bằng cách.

– Trả lời một phần.

– Chấp nhận sự cắt ngang câu trả lời.

– Cử chỉ thể hiện không có gì để nói

– Trả lời mập mờ, không khẳng định mà cũng phủ định.

– Hỏi một đằng trả lời một nẻo.

– Buộc phía bên kia tự tìm câu trả lời.

V – Thương lượng

1. Truyền đạt thông tin

• Năm nguyên tắc cơ bản trong truyền đạt thơng tin:

– Truyền đạt thơng tin là quá trình 2 chiều

– Biết chính xác giá trị cái mà mình muốn nói.

– Nói như thế nào thường quan trọng hơn là nĩi cái gì

– Quan sát bên kia khi nói với họ.

– Cách bố cục những câu nói có định hướng tác động mạnh mẽ đến đối thủ.

• 12 lời khuyên để tạo bố cục câu nĩi cĩ sức thuyết phục hơn:

– Sử dụng những lý lẽ 2 mặt.

– Rút ra kết luận.

– Ngôn ngữ diễn đạt lý lẽ rõ ràng, khúc chiết.

– Những tính từ kích động, động từ mạnh.

– Sự suy rộng.

– Tạo lý lẽ phù hợp với người nghe.

– Ngắn gọn và đơn giản. Trình bày số liệu.

– Đưa ra lý do.

– Lý lẽ mạnh nhất.

– Những câu hỏi mở ( Tại sao? Ở đâu? Khi nào?) và những câu hỏi giả thiết (cái gì….nếu…?)

– Logic và mạch lạc

– Ý kiến và kết luận của mình.

2. Thuyết phục

– Hướng về người ra quyết định.

– Nêu ra lợi ích của phía bên kia nếu họ chấp thuận.

– Nêu ra hậu quả đối với phía bên kia nếu họ khơng chấp thuận.

– Dẫn chứng bằng xác nhận của bên thứ 3.

– Khuyên bảo và gợi ý:

Ví dụ : Đặt mình vào tình thế của bên kia.

– Đề nghị giá trọn gói.

– Đề nghị giá bằng số lẻ: Gây cảm tưởng thấp hơn đáng kể so với giá thực tế.

– Giữ thể diện cho bên kia.

3. Đối phĩ với những thủ thuật của bên kia

– Sắp xếp chỗ ngồi: Sắp xếp chỗ ngồi sao cho ta quan sát được nhiều nhất các cử chỉ, thái độ của đối thủ.

– Quan sát: Khơng bỏ qua bất kỳ chi tiết nào của đối thủ.

– Lảng tránh: Khi khơng muốn trực tiếp bàn bạc, thương lượng về vấn đề.

– Đe dọa: Nhằm gây sức ép buộc đối thủ nhanh chĩng chấp nhận.

– Phản bác: Đưa ra các luận cứ chứng minh đề nghị của bên kia là vơ lý.

– Đưa ra đề nghị cuối cùng: Gây sức ép về tâm lý hoặc gửi tới đối thủ thơng điệp “chấm dứt đàm phán”.

– Giận dữ và thù địch

– Địi mức giá phải chăng.

+ So sánh với mức giá trong quá khứ.

+ So sánh với giá ở nơi khác.

+ So sánh với các nhà cung cấp khác.

+ So sánh với những giá của hàng hĩa khác.

+ Nêu ra quan hệ giá và chất lượng.

– Nhượng bộ.

– Câu giờ/ kéo dài thời gian.

– Tự đề cao.

– Lấn tới.

– Người tốt- kẻ xấu.

– Biết thành chuyện đã rồi.

– Động tác giả.

– Lộ thơng tin: Cố tình để lộ thơng tin.

– Chuyển trọng tâm.

– Chia để trị

– Xoa trước đánh sau.

– Leo thang thẩm quyền.

– Bao nhiêu – nếu.

4. Nhượng bộ

Nhượng bộ là sự thay đổi một quan điểm trước đĩ mà bạn đã giữ và bảo vệ một cách cơng khai. Nhượng bộ là cái bắt buộc phải cĩ và luơn được trơng đợi trong đàm phán.

4.1. Trước khi đưa ra nhượng bộ.

Trước khi đưa ra bất cứ một sự nhượng bộ nào cũng cần đặt ra 3 vấn đề:

– Cĩ nên thực hiện bây giờ hay khơng?

– Nên nhượng bộ bao nhiêu?

– Sẽ được trả lại cái gì?

4.2. Kỹ thuật nhượng bộ.

– Nhượng bộ nhỏ

– Nhượng bộ có điều kiện

– Nhượng bộ có lý do.

– Diễn đạt bằng chính những từ ngữ và thành ngữ mà bên kia sử dụng.

5. Phá vỡ bế tắc

5.1 – Nguyên nhân bế tắc

Bế tắc cĩ thể xảy ra bởi một số nguyên nhân sau:

– Chưa hiểu biết lẫn nhau.

– Cả hai bên cĩ những mục tiêu khác xa nhau.

– Một bên nhầm lẫn sự kiên quyết với sự cứng nhắc về quan điểm lập trường và sẽ khơng nhượng bộ ngay cả để giữ cho một cuộc đàm phán tồn tại.

– Vì một chiến thuật thận trọng trong đàm phán để bắt ép phía bên kia xem xét lại quan điểm của họ và nhượng bộ.

5.2. Xử lý bế tắc

– Quay trở lại những thơng tin thu được và tạo sự hiểu biết để tạo thêm những lựa chọn bổ sung. Cĩ thể cĩ một vấn đề quan trọng chưa được nêu ra:

– Tìm ra phương án khác đề cùng đạt được mục đích.

– Thơng báo cho phía bên kia về hậu quả nếu khơng đạt được một giải pháp nào cả.

– Chuyển sang thảo luận một vấn đề khác ít quan trọng hơn cả 2 bên có thể thỏa thuận

– Nhượng bộ một điểm nào đó không quan trọng

– Tạo ra thời gian ngừng đàm phán để suy nghĩ vấn đề và đàm phán lại sau đó. Đưa ra yêu cầu nếu cần những thông tin bổ xung.

– Chuyển từ đàm phán song phương sang đàm phán đa phương và thơng báo cho đối tác biết về việc này.

– Sử dụng người thứ ba: yêu cầu một người ngồi hành động như là một người hịa giải, người dàn xếp hay người trọng tài.

– Bỏ bàn đàm phán để bên kia liên hệ lại. Sử dụng khi:

+ Phía bên kia không muốn ký kết thỏa thuận.

+ Bên kia muốn ký kết thỏa thuận mà ta không chấp nhận nổi.

+ Bên kia đưa ra những thỏa thuận mà ta khơng hề dự kiến.

+ Khi có những số liệu được cung cấp khiến cho việc đi đên thỏa thuận khơng còn có lợi với ta nữa.